Ik organiseer

Ben je van plan een evenement te organiseren?

De verschillende gemeentebesturen hebben hun eigen diensten en naslagwerken waarin staat beschreven wat je precies allemaal dient aan te vragen of waar je rekening mee moet houden.

Elk evenement dien je aan te vragen bij het gemeentebestuur.  Doe dit steeds drie maanden op voorhand, zo kan er tijdig werk gemaakt worden van alle nodige vergunningen.  Hieronder kan je enkele links vinden naar de aanvraagformulieren van de gemeenten uit onze zone.

Als je het evenement aanvraagt aan het gemeentebestuur zal zij dit doorgeven aan de politie voor advies en eventueel inzet van personeel.

Hieronder kan je nog enkele items vinden die van belang kunnen zijn bij het organiseren van een evenement.

Specifieke informatie:

Begeleidingen

Je wil politiebegeleiding voor een tocht of evenement:

  • Je hebt een toelating nodig van het gemeentebestuur (sportwedstrijden op openbare weg, ...): 
    Je dient dit aan te vragen bij het gemeentebestuur. Zij zal de vraag tot begeleiding dan doorsturen aan de politie.
  • Je hebt geen toelating nodig van het gemeentebestuur (schooluitstap, fietstochten, fakkeltochten...):
    Je kan de begeleiding rechtstreeks bij ons aanvragen door een mail, met alle informatie, te versturen naar info@pzgrens.be (centraal invalspunt), je kan de dienst evenementen in cc zetten (planning@pzgrens.be). 
  • Wij zullen je aanvraag bekijken en je als organisator adviseren over inzet van begeleiders (gemachtigde opzichters, wegkapiteins,...) en eventuele bijkomende maatregelen (volgwagens, wetgeving, verkeersmaatregelen, tips, ...).  Wij bekijken ook of en hoeveel begeleiding er nodig wordt geacht om het evenement veilig te laten verlopen.

Verkeersmaatregelen

Indien je verkeersmaatregelen wenst (parkeerverboden, afsluiten van straten, omleidingen, ...), dan dien je steeds je aanvraag te richten aan het gemeentebestuur.  Zij sturen je aanvraag door naar onze diensten voor een advies inzake verkeersmaatregelen.  Doe je aanvraag voor een evenement steeds 3 maand op voorhand.

Drankvergunningen

Je hebt geen vergunning nodig voor het tappen van alcoholische dranken. Indien je sterke dranken schenkt in een vaste of occasionele gelegenheid heb je een toelating nodig van het gemeentebestuur. De meeste alcoholpops (bv Breezer) worden beschouwd als sterke drank.

Fuiven

Je wil een fuif organiseren in:

  • een erkende instelling (met milieuvergunning, bv Kalmthout: Govio, Wuustwezel: Sint-Godelievezaal, Essen: Rex, ... ):

Je hebt geen toelating nodig van het gemeentebestuur maar je kan best je fuif altijd aanmelden aan ons, zodat wij eventueel toezicht kunnen uitoefenen of contact kunnen opnemen met jou.

  • een niet-erkende instelling (tent, hangar, loods, openlucht, ...): 

Je dient toelating te vragen aan het gemeentebestuur. Er is namelijk een milieuvergunning nodig voor het spelen van muziek en er dient nazicht te gebeuren door de brandweer en de politie inzake (brand)veiligheid.

Aandachtspunten:

  • Verplichte verzekering: als uitbater/organisator kan je door derden verantwoordelijk gesteld worden voor schade. Je bent wettelijk verplicht om hiervoor een objectieve aansprakelijkheidsverzekering te nemen.
  • Voor meer informatie over auteursrechten (SABAM) ? http://www.sabam.be/
  • Voor meer informatie over de billijke vergoeding ? http://www.bvergoed.be/frame-nl.htm

Security

Bij het organiseren van een evenement kan de inzet van security zeker een meerwaarde zijn.  Je mag niet vergeten dat je als organisator zelf voor de veiligheid dient te zorgen. Daarom treffen we tegenwoordig meer en meer security aan op fuiven, festivals, ...

  • Inzet security
    Je kan gebruik maken van:
    • een erkende firma: de firma zorgt voor alle wettelijke formaliteiten
    • vrijwilligers die een rechtstreekse band hebben met de organisatie. 
      • Toegelaten: als scoutsgroep enkele ouders van leden vragen om in te staan voor de security.
      • Niet toegelaten: als scoutsgroep de plaatselijke voetbalclub vragen om in te staan voor de security
    • een erkende firma aangevuld met vrijwilligers met een rechtstreekse band: de firma zorgt voor alle wettelijke formaliteiten met betrekking tot de firma, de organisator zorgt voor de toelatingen van de vrijwilligers.

De voorwaarden waaraan moet voldaan worden om vrijwillige bewakingsactiviteiten uit te voeren kan je terugvinden onder Voorwaarden vrijwillige bewakingsactiviteiten. 

  • Toelating
    Je moet toelating krijgen van het gemeentebestuur om security in te zetten op je evenement.  Het gemeentebestuur zal aan de politie advies vragen over de security-mensen.

Voor meer informatie hierover kan je steeds terecht bij de dienst openbare orde.